Teamworkshops kranken oft daran, dass in guter Stimmung viele Vorhaben geplant werden – und dann kommt das Alltagsgeschäft. Trotz klarer Verantwortlichkeiten wird nur ein Bruchteil dessen umgesetzt, was man sich vorgenommen hatte.
„Fokus! – Weniger ist mehr, gerade in der Prozessoptimierung“, davon ist unsere Expertin für Zusammenarbeit, Cornelia von Hardenberg, überzeugt.
Cockpit zur Prozessoptimierung
Seit einigen Jahren hatten wir für unseren Kunden und Kooperationspartner, eine Agentur, klassische Teamworkshop geplant und moderiert. Das Feedback unmittelbar war immer super. Doch wenn wir im Jahr darauf nachfragten: „Wie weit seid ihr mit der Umsetzung gekommen?“, dann stellte sich oft heraus, dass die To-Do-Listen zu lang waren und das schnelllebige, anspruchsvolle Agentur-Geschäft dann doch immer Vorrang hatte vor den internen Optimierungsvorhaben.
Auf Grundlage des Spotify Healthchecks haben wir im Vorfeld mit dem Leitungsteam eine Liste wesentlicher Aspekte zur Qualitätssicherung im Bereich Prozesse und Zusammenarbeit definiert, inklusive kurzer Formulierungen zum optimalen Stand der Umsetzung in der Praxis. Dies wurde dann nacheinander in zwei Gruppen – damit der Agenturbetrieb weiterlaufen konnte – im Ampelsystem von allen Teammitgliedern bewertet. Dabei heraus kam eine Liste von Themen mit klarer Priorisierung in Form eines Backlogs: „Wenn wir hier besser werden, dann erzielen wir für uns intern den größten Nutzen.“
Es wurde vereinbart, sich bei den monatlichen Teamsitzungen immer auf ein „Thema des Monats“ zu einigen. Innerhalb eines Monats arbeiten nun alle daran, diesen Prozess zu optimieren – mit jeweils einem Mitarbeiter oder Tandem im Lead. Was nach einem Monat noch offen ist, bleibt zugunsten des nächsten Themas einfach ohne Frust unerledigt.
Der Überblick bleibt durch das Cockpit, das von einem Leitungs-Tandem gepflegt wird, jederzeit erhalten.
Das „Thema des Monats“ führte dazu, dass in kleinen Schritten jeweils die Aspekte umgesetzt wurden, die wirklich eine spürbare Verbesserung brachten. Alle sind in die Bewertung einbezogen, alle arbeiteten, unterschiedlich intensiv, an der Umsetzung mit. Endlich gibt es keine lange To-Do-Liste mehr, deren Umsetzung dann doch im Sande verläuft.
Das Cockpit-System konnte einfach in die Team-Monthlies integriert werden.
Wollen Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie unsere Expertin für Kommunikation und Zusammenarbeit, CORNELIA VON HARDENBERG cvh@institut-tm.de
